Gemeenten besparen door digitaal tel- en stembureaus samen te stellen

Verkiezingen organiseren is geen gemakkelijke opdracht. Zo verstuurt een gemeente bijna 1.200 brieven voor de samenstelling van de tel- en stembureaus. Lennik bundelde, met de hulp van het autonome provinciebedrijf VERA, de krachten met andere gemeenten, zoals Meise en Sint-Pieters-Leeuw, en digitaliseerde het hele proces.

Arbeidsintensief proces vereenvoudigen en digitaliseren

Bij de vorige verkiezingen verstuurden onze steden en gemeenten nog duizenden brieven om tel- en stembureaus samen te stellen en dus te zorgen dat er tellers en bijzitters zijn. De gemeente Lennik verbeterde en digitaliseerde het systeem, samen met Beveren, Lier, Meise, Sint-Pieters-Leeuw, Torhout en Wetteren. Zij versturen hun uitnodigingen digitaal wat een hele besparing is in kosten en werkuren.

Om het hele project in goede banen te leiden, keek trekker Lennik naar VERA, het autonoom provinciebedrijf van Vlaams-Brabant dat lokale besturen ondersteunt in IT, digitalisering en e-government.

"Onze gemeente zet vol overtuiging in op digitalisering. Voor ons is digitalisering van dienstverlening niet alleen een middel om administratieve processen te vereenvoudigen en efficiënter te maken, maar ook om de klantvriendelijkheid en tijdswinst voor onze burgers te verhogen. Met twee verkiezingen in het verschiet, die een enorme papieren workflow met zich meebrengen voor zowel de besturen als de burgers, was de oproep van Gemeente zonder Gemeentehuis de ideale gelegenheid om dit te digitaliseren. En met succes: twee op de drie gemeentes maken vandaag gebruik van de toepassing, en één op de twee digitaal aangeschreven burgers antwoordt digitaal. We kunnen dus met recht van een geslaagd traject spreken", zegt Irina De Knop, burgemeester van Lennik.

Het digitaliseringsproject is onderdeel van de Vlaamse subsidieoproep ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’. Met deze financiële middelen digitaliseerden Lennik en de partners een omslachtig, tijdsintensief en duur proces. Nu stelt bijna heel Vlaams-Brabant de tel- en stembureaus digitaal samen.

Om niemand uit te sluiten is er een goede wisselwerking tussen digitaal werken en analoog werken. Antwoord je als burger niet op je melding in Mijn Burgerprofiel of e-box? Dan krijg je na een tijdje een fysieke brief en gaat het proces toch fysiek verder. Wil je daarna terug naar het digitale spoor? Dan kan dit door een QR-code te scannen. Elke burger kan kiezen om van analoog naar digitaal te gaan of omgekeerd, afhankelijk van hun voorkeur.

Vlaamse boost

Vlaanderen vindt dit een belangrijk voorbeeldproject. Daarom geeft het de digitalisering van de samenstelling van de tel- en stembureaus een boost vanuit het programma ‘Lokaal Digitaal’. Hiermee wil Vlaanderen ervoor zorgen dat nog meer gemeenten de oplossing gaan gebruiken en tegelijkertijd onderzoeken of er ook andere toepassingen zijn die de burger ten goede komen.

“Bijna heel onze provincie zal deze oplossing gebruiken en daarna zal Vlaanderen allicht volgen. Dit is een sterk voorbeeld van een samenwerking tussen de hogere overheden, lokale besturen en de leverancier”, besluit Ann Schevenels, gedeputeerde voor informatica.

Het project Digitalisering tel- en stembureaus werd mogelijk gemaakt dankzij subsidiëring door Gemeente zonder Gemeentehuis, een project van Vlaamse Veerkracht, het relancebeleid van de Vlaamse Regering dat gefinancierd werd door de Europese Unie via NextGenerationEU.