OPWIJK - digitale gemeenteraadszitting een feit
De gemeenteraadsleden schreven op 22 november 2016 geschiedenis. Voor het eerst in zijn bestaan verliep de raadszitting digitaal, een gevolg van de invoering van e-besluit. Daarmee is de gemeente en het OCMW Opwijk koploper in Vlaanderen. Geen papieren dossiers meer, maar een eenvoudige tablet waarmee de raadsleden de agendapunten digitaal konden volgen. Door de implementatie van e-besluit worden in de toekomst geen papieren dossiers meer rondgedragen aan huis. Via de huiscomputer of smartphone kan elk raadslid de dagorde en de bijhorende documenten raadplegen waar en wanneer men wil. Ook binnen het OCMW-bestuur vergadert men voortaan digitaal.
Om te leren omgaan met deze nieuwe digitale toepassing binnen het lokaal bestuur kregen alle raadsleden – zowel van gemeente als OCMW - de voorafgaande weken een opleiding ‘e-besluit’ aangeboden. De tablets worden door de gemeenteraadsleden niet meegenomen naar huis, maar blijven na afloop van elke zitting achter in het gemeentehuis in een beveiligde omgeving.
De voordelen van het systeem zijn velerlei. Gedaan met de stapels papieren dossiers en fotokopieën. De geformuleerde agendapunten zijn uniformer en duidelijker. Ieder raadslid beschikt over alle informatie dankzij de ingescande bijlage(n).
Voorafgaand aan de zitting kunnen opmerkingen digitaal worden geformuleerd. Dit maakt het mogelijk dat een aantal punten direct behandeld kunnen worden in plaats van ze alsnog uit te stellen wegens nog te veel openstaande vragen. Dit leidt tot een efficiëntere vergadertechniek. Meerdere diensten worden betrokken bij de opmaak van een agendapunt, waardoor de interne communicatie wordt verbeterd. De diensten beschikken nu over een handig systeem om vroegere beslissingen gemakkelijker op te zoeken. Tevens wordt een van de belangrijkste beleidsdoelstellingen van gemeente én OCMW verder gerealiseerd: de werking van beide organisaties efficiënter laten verlopen. Dit nieuw softwarepakket laat de tijd van ‘knip en plakwerk’ achter zich en geeft medewerkers de ruimte om beslissingen inhoudelijk grondiger na te kijken en beter voor te bereiden. Diensten hebben met een simpele muisklik de kans om adviezen aan te vragen. De raadsleden kunnen zich op voorhand voor bepaalde punten akkoord verklaren’ of commentaar geven. Op die manier verloopt het besluitvormingsproces vlotter.
